绍兴市重点建设项目档案管理实施细则

　　第一章　　总则
　　
　　第一条　为加强全市重点建设项目档案的管理和利用工作，更好地为重点建设项目和经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》和《浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》等有关规定，结合本市实际，制定本实施细则。
　　
　　第二条　本实施细则适用于本市县级以上重点建设项目（工程）。
　　
　　第三条　重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。包括基建档案、设备档案、照片档案、音像档案、会计档案及模型、实物档案等。
　　
　　第二章　　组织与职责
　　
　　第四条　根据统一领导、分级管理的原则，各级各有关部门都应明确职责，依法将重点建设项目档案工作列入计划，同步实施，齐抓共管，确保重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。
　　
　　市、县（市）档案局是重点建设项目档案的业务主管部门，履行下列职责：
　　（一）负责对所辖范围内的重点建设项目档案工作进行统筹规划、组织协调、制定制度，并实施监督和指导，依法查处档案违法行为。
　　（二）负责组织对同级重点建设项目和上级档案局委托项目档案的专项验收工作，并及时向有关部门通报。
　　
　　市、县（市、区）重点办（发展计划局）履行下列职责：
　　（一）负责掌握所辖范围内重点建设项目工程的交、竣工验收进展情况，并及时向同级档案局通报。
　　（二）会同市、县（市）档案局组织对同级重点建设项目档案的检查验收。
　　
　　城建档案机构履行下列职责：
　　（一）参与对城市规划区范围内的重点建设项目档案实施业务指导和专项验收。
　　（二）在工程竣工验收后六个月内，完成属于城市建设档案馆接收范围档案的接收任务。
　　重点建设项目主管部门履行下列职责：
　　加强对所辖重点建设项目档案工作的宏观管理，将档案工作纳入项目管理中，在下达项目计划、检查项目进度、验收项目时，要同时部署、检查、验收档案和档案工作。
　　
　　重点建设项目单位履行下列职责：
　　（一）把档案工作列入建设计划和程序，使项目文件材料的形成、积累、归档与项目建设同步进行。项目申请立项时，即开始进行文件材料的积累、整理，项目交、竣工验收时，应完成文件材料的编制，维护档案的完整。
　　（二）具体负责项目档案资料的收集、整理、保管、利用和移交，配备的档案管理人员应具有档案专业知识培训证书。
　　（三）把档案工作纳入工程管理部门职责范围和工程技术管理人员岗位责任制。
　　（四）为保管档案资料提供安全的场地和必要的装具，确保档案的安全。
　　（五）建设单位在与设计、施工、安装、设备供应、监理等单位签订合同时，要把对编制档案的套数、质量要求以及移交范围、时间等列入合同，并有相应的约束保障条款。
　　
　　第三章　　登记、收集和管理
　　
　　第五条　为及时掌握重点建设项目档案工作情况，便于突出重点、加强监督和指导，按照《浙江省重点建设项目档案管理登记办法》（省档案局、省计经委浙档〔1997〕120号）通知要求，各单位要及时建立重点建设项目档案登记制度。凡新建、在建、收尾和竣工试生产的重点建设项目，都要按隶属关系组织登记，填写《国家（或省、市）级重点建设项目档案管理登记表》（见附表，以下简称登记表），同时抄送项目所在地档案局。属于省行业主管部门的，由项目主管部门的档案机构负责组织填写，抄送项目所在地档案局；属于地方的，由项目所在地档案局负责组织填写。
　　省级以上重点建设项目档案管理情况由绍兴市档案局在每年11月底前汇总上报省档案局，市级重点建设项目档案管理情况由各县（市）档案局在每年12月底前清理一次并汇总上报绍兴市档案局。对未按规定进行登记的单位要予以通报并限期登记。
　　
　　第六条　重点建设项目各有关单位要根据《基本建设项目档案资料暂行规定》（国家档案局、国家计委国档发〔1988〕4号）等有关规定，结合行业、地区、项目实际，制定本项目文件材料的归档范围和档案的保管期限表。
　　归档文件材料必须完整、准确，保持有机联系，反映重点建设项目的真实情况。
　　
　　第七条　档案的管理
　　重点建设项目各有关单位应建立健全档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、保密和利用等制度。
　　（一）建设过程中形成的文字、图纸、声像等各种形式的材料均应进行登记，并妥善保管，借阅时要办理手续，用后及时归还，杜绝泄密、被盗、散失等现象。
　　（二）项目建设的依据性、基础性及管理性文件，特别是征用土地、各类合同、协议、执照、商检、索赔等法律性依据应复印若干份，以备在工程管理中使用，原件留存归档。
　　（三）设备开箱时应有档案部门或项目档案管理人员参加，及时负责清点并登记随机资料。随机资料应首先满足工程建设需要，待工程完工后，必须保证一套正本存建设单位，随机资料只有一套的，可购买副本或复制（可只复制利用频繁部分）存设备维护部门；如因复制数量太大或无法复制而需使用正本的，则由档案部门或项目档案管理人员建立借阅登记手续，并应经常检查，以防散失损坏。
　　（四）凡有引进技术或设备的建设项目，要及时做好引进技术或设备的图纸、文字材料的收集、整理工作。无论通过何种渠道得到的与引进技术或设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。
　　（五）外文资料由工程管理部门负责对案卷题名和卷内章节目录进行翻译，加入卷内目录和备考表，并签上译者姓名，原件与译文应同时归档。
　　
　　第八条　档案的汇总、整理
　　（一）建设项目实行总承包的，由各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案材料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提供完整准确的项目档案资料。
　　（二）建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总。
　　
　　第九条　竣工图的编制及要求
　　归档时必须有竣工图，竣工图编制继续按原浙江省建委《转发国家建委<编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定>的通知》（浙建工[1982]35号）执行。
　　施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。
　　
　　第十条　所有归档的文件材料的质量必须经过项目分管档案工作的领导审核认定，然后由项目档案人员及时进行分类、组卷、编目、装订成册。
　　
　　第十一条　案卷要求分类科学，组卷合理，卷内文件按规范排列有序。
　　科技档案的案卷构成按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822－89）执行。
　　照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821－89）执行。
　　会计档案按照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局1998年8月26日发布）执行。
　　磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15━95）执行。
　　其它档案整理按国家有关规定执行。
　　
　　第十二条　档案鉴定工作参照国家有关规定执行。处理、销毁重点建设项目档案，必须进行认真鉴定，并按规定经过审批、登记造册后方可进行。
　　保密的重点建设项目档案应按保密规定进行管理。
　　
　　第十三条　重点建设项目各有关单位的档案工作人员，对文件材料的归档和档案的接收、移交、鉴定、销毁等情况应进行登记和统计，并按规定向有关部门报送统计报表。
　　
　　第十四条　重点建设项目各有关单位要加强档案的利用、编研和咨询工作，编制各类检索工具，利用现代化手段，及时有效地为重点建设项目和领导决策提供服务。
　　
　　第四章　　档案验收
　　
　　第十五条　根据国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》（国档发〔1992〕8号）等有关规定，各级各类重点建设项目的竣工验收工作均应包括对档案的验收。
　　（一）档案预验收（初步验收），与交工验收同时进行：
　　 1、建设单位应预先组织设计、施工、监理、使用等有关部门的工程管理和技术人员做好项目档案的自查工作。
　　 2、验收组按程序对项目档案进行验收，重点审查项目档案归档情况，写出初验报告。报告内容包括项目档案的组织管理；文件材料的形成；收集、整理、立卷归档情况（包括竣工图的编制及质量）；存在问题及整改要求等，并落实到相关部门，责成限期完成。
　　（二）档案专项验收，在竣工验收前进行：
　　验收组根据初验后的整改情况，对项目档案进行专项评估，形成结论性意见向工程验收委员会或验收组报告，专项验收报告内容为：
　　 1、项目档案总体概况；
　　 2、项目档案工作管理体制；
　　 3、项目文件资料的形成、积累、整理与归档情况；
　　 4、竣工图的编制及质量情况；
　　 5、项目档案的接收、管理和移交工作情况；
　　 6、存在问题及解决措施；
　　 7、档案完整、准确、系统性评价及在施工、管理中的作用；
　　 8、附表。包括项目名称、文字材料（卷、页）、竣工图（卷、页）。
　　（三）档案的审核检验，与竣工验收同时进行，由工程验收委员会或验收组统一组织。
　　市级以上重点建设项目原则上都应进行档案审核检验，并形成审核检验报告，竣工验收鉴定书中应有关于档案管理情况的评价。项目规模较小的，可在竣工验收报告中写明档案管理情况。
　　
　　第十六条　项目档案专项验收组由相应的市、县（市）档案局和重点办、建设项目主管部门档案机构的人员组成。其中市级重点建设项目验收组人员不得少于5人，县（市、区）级重点建设项目验收组人员不得少于3人。验收组人员中档案专业人员（工程技术人员）应占三分之二以上。
　　在城市规划区范围内城市重点建设项目验收组成员应包括相应的城建档案管理机构的人员。
　　
　　第十七条　检查验收办法
　　着重检查重点建设项目档案归档情况。案卷总数在1000卷以上的抽查15%，案卷总数在100-1000卷的抽查30%，案卷总数在100卷以下的实行普查。所有建设项目均需普查竣工图和管理性文件等重要工程档案内容。
　　县（市）的市级重点建设项目，档案验收工作原则上由所在县（市）有关部门组织。市档案局和市重点办负责进行必要的抽查。
　　
　　第十八条　档案专项验收程序：
　　 1、验收组组长主持，通过档案专项验收组成员名单；
　　 2、建设单位汇报项目档案管理总体情况。设计、施工、监理单位分别汇报有关档案管理情况；
　　 3、察看现场并分组检查档案和库房；
　　 4、对照《浙江省重点建设项目竣工档案专项验收评分表》进行评议打分，确定等级。
　　 5、反馈验收意见。
　　
　　第十九条　重点建设项目档案管理等级分为不合格（75分以下）、合格（75-85分）、优良（85分以上）三个等级。按有关规定，凡档案验收不合格的建设项目，可由组织验收的档案局建议有关部门，在整改合格前不予组织工程竣工验收。
　　
　　第五章　　附则
　　
　　第二十条　本实施细则由绍兴市档案局和绍兴市重点建设领导小组办公室负责解释。
　　
　　第二十一条 本实施细则自发布之日起实施。