关于印发《浙江省重点建设项目档案验收办法》的通知

关于印发《浙江省重点建设项目档案

验收办法》的通知

 

浙档发〔2016〕25号

 

各市、县（市、区）档案局、发改委（局），省级有关单位：

为贯彻落实省委、省政府行政审批制度改革有关精神，加强我省重点建设项目档案管理，进一步规范重点建设项目档案验收工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和安全，使档案工作更好地为项目建设、运行和管理服务，省档案局和省发改委制定了《浙江省重点建设项目档案验收办法》，现印发给你们，请遵照执行。

 

 

浙江省档案局  浙江省发展和改革委员会

2016年11月8日

 

 

浙江省重点建设项目档案验收办法

 

第一章 总则

第一条 为进一步规范我省重点建设项目档案验收工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和安全，根据《浙江省 实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《浙江省重点建设项目 管理办法》、《浙江省政府投资项目管理办法》和《重大建设项目档案验收办法》等有关规定，制定本办法。

第二条 本办法所称的重点建设项目（以下简称项目）是指由省级人民政府确定的对国民经济和社会发展有重大影响的基 础设施、社会事业、产业发展、生态保护等建设项目。

第三条 本办法所称的项目档案是指在项目立项、招标投标、勘察、设计、设备材料采购、施工、监理、检测、试生产及竣工 验收等过程中形成的对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的文件、记录和数据。

第四条 项目档案验收是项目竣工（综合）验收的重要组成部分，项目竣工（综合）验收时，应先行或同步通过项目档案验收。

第五条 项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第二章 验收组织

第六条 项目档案验收组织单位根据项目竣工（综合）验收的组织权限确定，由项目竣工（综合）验收组织单位的同级档案行政主管部门组织项目档案验收。属于城市建设工程的重点建设项目，由档案行政管理部门会同项目所在地城建档案管理机构组织项目档案验收。

第七条 档案行政管理部门应组织项目档案验收组开展项目档案验收工作。验收组的组成及要求为：

(一）  验收组由档案行政管理部门人员、行业主管部门档案机构人员、工程专业技术人员及有关专家组成。

(二）  在城市规划区范围内的建筑工程、市政工程等项目，验收组成员应包括项目所在地的城建档案管理机构人员。

(三） 验收组的人数一般为不少于5人的单数。

第八条 各级档案行政管理部门可根据工作需要，建立项目档案验收专家库。第九条省档案局负责对全省各地重点建设项目档案验收工作进行监督管理。省有关行业主管部门档案机构，各市、县（市、区）档案行政管理部门应加强行业和辖区内重点建设项目档案验收前的指导和检查，必要时可组织预检。

第三章 验收申请

第十条 项目建设单位（法人）应在项目竣工（综合）验收3个月前向项目档案验收组织单位提出项目档案验收申请。验收组织单位应在收到验收申请后的5个工作日内作出是否受理的答复。

第十一条 申请项目档案验收应具备下列条件：

(一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；项目试运行指标考核合格或者达到设计能力。

(二）  基本完成了项目建设全过程文件的收集、整理与归档，并按规定做好电子文件归档管理和纸质档案数字化工作。

(三）  按《浙江省重点建设项目档案登记备份管理办法》的规定完成了项目档案登记备份工作。

(四） 有符合档案安全管理要求的库房和装具。

第十二条 申请项目档案验收时，项目建设单位（法人）应准备纸质和电子版本的申请材料各一套（加盖电子印章的申请材料，可仅提交电子版）。电子版本应通过浙江政务服务网向项目档案验收组织单位提交，纸质版本可在项目档案验收现场或通过寄送方式提交给验收组织单位供其核验。申请材料具体包括：

(一） 项目档案验收申请书（见附件1)

(二） 授权委托书

(三）  项目初步设计（资金）批复复印件（批复已入浙江务服务网办件库的，只需提供文件编号）

(四） 项目档案编制情况报告

(五）  项目档案目录（可仅报电子版本，具体样式见附件2 )

第十三条 项目档案验收前，项目建设单位（法人）应对项目档案工作情况进行自查，形成项目档案编制情况报告。内容包括：项目建设及项目档案管理概况；保证项目挡案完整、准确、系统、安全所采取的控制措施；项目文件的形成、收集、整理与归档情况；竣工图的编制情况及质量状况；项目档案信息化情况;项目档案登记备份工作落实情况；项目档案在项目建设、管理、试运行中的作用；对项目档案的总体评价、存在问题及解决措施。

第四章 验收要求

第十四条 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。对于档案数量在200卷以下的建设项目，档案验收形式可釆取书面审核、现场确认、报告备案等简化方式。

第十五条 项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

第十六条 项目档案验收会议的主要议程包括：

• 验收组织单位主持验收会议，宣布项目档案验收成员名单；
• 参建单位汇报项目档案工作情况；

1.  项目建设单位（法人）汇报项目建设概况及项目档案工 作情况；

2.  项目监理单位汇报监理文件收集、整理、归档及对项目 档案质量的审核情况；

3. 项目施工单位汇报施工文件收集、整理及归档情况。

(三） 验收组检查项目档案及档案管理情况；

(四）  验收组对项目档案质量进行综合评价并形成验收意 见；

(五） 验收组宣布验收结果。

第十七条 检查项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷等方式。抽查案卷比例一般不少于项目档案总数量的5%，且数量不少于100卷（项目档案总数量少于100卷的需全部抽查）。抽查重点为项目立项审批、政策处理、招投标、合同协议等前期管理性文件，设计变更、隐蔽工程验收、质量检查等文件，以及竣工图、专项验收文件、交竣工验收文件等。

第十八条 项目档案验收应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》及相关行业标准和规范性文件的要求，对项目档案的完整性、准确性、系统性和安全性进行评价。具体要求见《浙江省重点建设项目档案验收内容及要求》（附件3)。

第十九条 项目档案验收意见的主要内容包括：

(一）项目建设概况；

(二） 项目档案管理情况，包括：项目档案的基础管理工作,项目文件的形成、收集、整理与归档情况，档案的种类、数量，竣工图的编制情况及质量，档案的完《整性、准确性、系统性和安全性评价；

(三） 档案验收的结论性意见；

(四） 存在问题、整改要求与建议。

第二十条 项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案 验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

第二十一条 项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组 织单位出具项目档案验收意见。

第二十二条 项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收 组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工（综合)验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工（综合）验收，并由项目档案验收组织单位提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。

第五章 附则

第二十三条 本办法由浙江省档案局负责解释。

第二十四条 市、县（市、区）级重点建设项目，中央预算内投资项目及其他建设项目的档案验收工作，可参照本办法执行；国家和省另有规定的，按国家和省相关规定执行。

第二十五条 《浙江省省级重点建设项目竣工档案专项验收管理办法》（浙档〔1999〕97号）自本办法实施后予以废止。

第二十六条 本办法自2017年1月1日起施行。

附件：1.项目档案验收申请书

2. 项目档案目录样式

3. 浙江省重点建设项目档案验收内容及要求

 

 

 

 

 

附件1

项目档案验收申请书

一、申请单位基本信息

 

项目法人单位
统一社会信用代码或其他有效单位代码					法定代表人
地址						邮编
联系人			联系电话			手机

二、申请事项

 

□省、□市、□县（市、区）级重点建设项目档案验收

□中央预算内投资项目的档案验收

□其他项目的档案验收

三、申请内容和条件

 

项目名称
项目代码
项目审批（核准、备案）机关
项目主管机关
项目竣工（综合）验收的组织机关或备案机关
项目总投资							其中中央预算内投资
开工日期							完工日期
计划竣工验收时间							计划档案验收时间
建设单位
设计单位
主 要 施 工 单 位
主 要 监 理 单 位
项 目 挡 案 数 量								档 案 库 房 面 积

 

四、申请单位自检意见

该项目已建成并具备运行条件，项目档案已按照国家和行业有关规定进行编制，达到了档案验收的要求。

五、申报材料清单

 

 

序 号	申   报   材    料   名   称	载   体   形   式
1	项 目 档 案 验 收 申 请 书	□ 纸 质  □ 电 子版
2	授 权 委 托 书	□ 纸 质  □ 电 子 版
3	项 目 初 步 设 计 （ 资 金 ） 批 复 复 印 件	□ 纸 质   □ 电子版
4	项 目 挡 案 编 制 情 况 报 告	□ 纸 质  □ 电 子版
5	项 目 挡 案 目 录	□ 纸 质  □ 电 子 版

注：项目初步设计（资金）批复文件已入浙江政务服务网办件库的，只需提供文件编号。 

六、申请单位承诺

我单位知晓申请该验收应当具备的条件以及提交虚假材料应当承担的法律责任，以上提交的申请材料内容真实。

 

 

                                        申请单位（盖章)  ：

 

                                        法定代表人（签名）：

 

                                        申请日期：   年   月   曰

 

 

附件2

项目档案目录样式

案卷目录

 

序号	档号	案卷题名	总页数	保管期限	备注

 

附件3

浙江省重点建设项目档案验收内容及要求

 

一、 项目档案的基础管理工作

(一）  项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法 规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作管理体制。

(二）  项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

(三）  各参建单位配备适应工作需要的档案管理人员，档案 管理人员经过项目档案管理业务培训。

(四）  项目档案工作纳入各部门和有关人员岗位责任制，并 采取了有效的考核措施。

(五）  项目文件的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明 确，控制措施有力。

(六）  保证档案工作所需经费，配备了必要的档案管理技术 设备，且性能优良，满足工作需要。

二、 项目档案的完整、准确、系统情况

(一）文件形成质量

1.  归档的项目文件应为原件。因故无原件的，应有相应的 补救措施。

2.  项目文件应格式规范、内容准确、清晰整洁，编号和签字盖章手续充备，并满足耐久性要求。

3.  竣工图应完整、准确、清晰、规范，修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

(二） 收集工作

1.  项目立项审批文件、勘察设计文件、项目管理文件收集齐全。

2. 项目施工文件收集齐全。

3. 项目监理文件收集齐全。

4. 项目工艺设备文件、科研文件收集齐全。

5. 项目交竣工文件、试运行文件收集齐全。

6. 项目电子文件、声像和实物等特种载体档案收集齐全。

(三） 整理工作

1.  项目文件组卷能够遵循项目文件的形成规律和成套性特 点，保持卷内文件的有机联系。

2. 案卷与卷内文件排列有序。

3.  卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面和脊背等编制规范。

4. 案卷装订整齐、牢固、美观。

5.  编制了规范的案卷目录、立卷说明和设计变更文件汇总

6. 声像材料、电子文件和实物已按有关标准规范整理。

7. 档案分类科学合理，符合项目行业要求。

(四）归档工作

1.  项目建设单位各部门、各参建单位按合同协议及有关规 定及时向建设单位档案管理机构归档经过整理的项目文件套数和版本符合约定要求。

2.  项目建设单位（法人）和监理单位应对施工单位归档的 项目文件进行审查，审查通过后方可移交。

3. 移交档案时，应编制移交清单，签署手续完备。

三、 项目档案信息化建设

1. 配备有适合项目管理实际情况的档案管理软件。

2. 建立了文件级和案卷级的档案目录数据库。

3.  对重要的项目档案实施了数字化加工，并建立有效挂接。

档案数字化成果规范、可靠。

四、 项目档案的安全保管

(一） 档案保管条件良好

1.  设有专门的档案库房，采取了防火、防盗、防光、防有害生物和温湿度控制措施。

2. 档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

(二） 档案归属流向明晰

1.有满足项目管理实际需要的档案套数，项目建设单位（法15 —人）与运行管理单位之间的档案移交、管理职责明确。

2.  属于城建档案管理机构接收范围的项目，应按规定编制 所需要移交的项目档案。属于移交范围且档案原件只有一份的， 应进行复制留存或数字化加工，确保己方档案的完整。3.  纳入有关国家综合档案馆接收范围的项目，应按规定准 备好移交工作。

(三）档案信息安全保障

1.  出入库登记、查阅利用程序规范，能够保证档案移交、 利用过程中的安全。

2.  采取了相应的措施对档案管理软件、计算机硬件及网络 进行防控。

3. 电子存储介质质量可靠，并定期进行检测、转换。

4.  属于档案登记备份范围内的项目，应在项目档案验收前 向相应档案行政管理部门报送《浙江省重点建设项目档案管理登记表》，其中需要备份的项目，应按规定向相应的国家综合档案馆报送电子备份数据。