施工档案存在的问题及对策

绍兴市档案局 陈沉

内容摘要：施工档案占建设项目档案的比重最大，存在的问题也较多，本文主要论述了当前施工档案管理中存在的较为普遍性的一些问题，并提出了相应的改进措施和对策，希望对大家有所帮助。

关键词:施工档案 问题 对策

今年是“十二五”规划开局之年，也是我市“三年建设计划”的收官之年，一大批新的市级以上重点建设项目纷纷开始上马，工程项目日益增多。由于这些项目关系着国计民生和经济发展，同时又具有投资大、周期长、涉及部门多的特点，因而形成的档案数量多、载体形式丰富、保存价值高，对于档案工作者来说，做好“十二五”期间重点建设项目档案工作任重而道远。

施工档案是指施工单位在建设项目施工过程中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件材料。作为建设项目档案的一部分，施工档案数量最多，时间跨度最长，出现问题也最多，它不仅是建设项目整个施工过程的真实记录，也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据，其重要作用不言而喻。因此，做好施工档案管理工作，对于确保项目安全和使用功能，提高工程质量有着十分重要的意义。目前施工单位数量众多、良莠不齐、流动性大、分包现象频繁，尤其很多施工单位存在“重外轻内”的思想，只注重工程本身，对内业资料体系缺乏统一管理和规范，造成施工档案质量不高，错误频频。本文论述了当前施工档案管理中存在的较为普遍性的问题，提出了相应的改进措施和对策，希望对大家有所帮助。

存在主要问题：

1、 工程划分不规范。

施工文件主要根据单位、分部、分项工程形成，一个准确的工程划分是编制竣工资料的龙头，每个项目在开工前都必须由建设单位组织施工、监理单位进行工程项目划分，并报工程质量监督机构确认。但一些施工单位对工程划分的重要性认识不够，没有按照国家标准规范结合工程实际情况在开工前完成工程划分，造成各施工单位、监理单位之间，分部、分项工程划分不统一，从而使形成资料混乱，施工、监理资料相互独立，不能有效印证，甚至影响质量评定。

2、施工资料与现场施工进度脱节

施工资料是施工活动中过程控制的重要体现，既可以对现场施工做技术指导，同时也是现场施工进度和质量的反馈。因此，只有确保施工资料的及时性，才能保证施工资料与现场施工进度同步，与其它技术资料交圈、吻合，也才能保证施工资料的可预控性和可追溯性，达到过程质量控制的目的。但是，目前一些项目的情况往往是：某种材料早已使用，但相应的产品合格证、质保单和材料复试结果还未送达现场。有些项目不能在一个分项工程结束后及时整理和收集有关资料，而是集中在一起以“回忆录”的形式进行收集整理，造成施工资料与现场施工进度脱节。

3、施工资料不完整

不完整的施工资料会导致片面性，不能系统地、全面地反映单位工程的质量状况。由于施工资料种类、数量繁多，资料员对归档范围不是很清楚，在日常施工中又不注意资料的收集和积累，经常是完工后一次性整理资料，因为时间紧、内容多，基本不可能做到完整齐全。另外工程人员流动性相对比较大，有的技术人员一个项目还没有完全结束，就已经跑到另外一个项目，资料都来不及整理移交。除这些偶然因素外，一些工程中，可能会因某种原因导致局部未及时施工或某项工序出现质量缺陷，一些单位为保持资料在时间、部位上的延续和质量评定上的要求，就不进行资料编制，或将此部分资料抽出，这将会造成一些重要资料的漏项。

4、施工资料不真实

真实性是施工资料最根本的要求，是施工资料的灵魂，失去了真实性，施工资料便失去了本来意义。施工资料是工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，是工程的真实反映，但事实是，很大一部分施工单位为了达到一定的工程质量等级而歪曲事实，对不符合要求的施工资料进行伪造、涂改，使工程资料完美得不切实际，失去了对工程质量的有效约束。

5、施工资料填写不规范

由于对资料不重视，认为有些栏目不是很重要，对工程评定无多大影响，或者对某些栏目的内容和要求没理解和把握准确，导致施工资料填写不完整、欠规范，如表格填写不全、有漏项;施工原始记录没有用手写，而是采用打印;施工资料语言不规范，前后不一致;施工日志内容不完整，与监理日志相矛盾;资料内容修改不规范，没有采用修正章;签字盖章不全，甚至有代签字等等。

6、原材料试验取样缺乏代表性，取样频率不足，代表数量不确切

在我国现行的标准和试验规程中，对原材料试验的取样方法、取样频率、取样代表数量均做出了明确的规定。但是，由于试验人员水平参差不齐，或施工单位为了整理资料方便，或施工单位出于经济利益的考虑，使得试验中取样缺乏代表性，取样频率不足，代表数量不确切的现象经常出现，因而试验结果不能较全面地反映工程的实际情况，有可能使某些本不合格的材料因漏检而应用于工程中，给工程留下质量隐患，并在交工时产生困难。

7、照片及声像资料缺乏

声像档案是施工档案的有力补充，是施工档案不可分割的组成部分，能更加直观的反映施工过程，但往往由于施工单位档案意识薄弱，施工过程中能够保留声像资料的单位少之又少。按国家规范要求，单位工程验收、上级领导视察、关键工序、隐蔽工程、质量事故等场景的照片和录音录像均应作为声像档案由施工单位及时形成、收集、整理归档。同时在照片拍摄时要注意使用一些技巧：如全景照与局部照相结合，照片中要有结构名称、位置的标识，与数据有关的照片中最好有参照的主要尺寸标尺等等，并及时根据“六要素”写好文字说明，到时一起归档。

8、施工档案组卷不规范

由于大多数施工单位资料员对档案案卷质量知识了解不够，对相关档案规范不熟悉，使很多施工文件在整理归档方面不符合档案的国家规范要求，最常见的有以下三种情况：①卷盒不统一。有用文书档案盒的、有用卷皮的、有用档案袋的，或颜色有深浅的、或卷盒纸板有厚薄的。根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)规定，工程档案宜统一采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制的科技档案专用卷盒。②案卷题名填写不规范。这是最常见的一个问题，也是较有难度的一个问题，需要工程专业知识和档案知识相结合起来写。很多施工单位案卷题名写的太简单，不能让人一目了然的知道卷内文件的内容，如“XX工程施工资料”，每卷都如此。根据相关规范，案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容，基本格式为项目名称+内容+文种，其中项目名称以项目初步设计批复为准，同时标明单位工程、分部工程名称，内容、文种以卷内文件实际内容填写。③组卷排序混乱。按照规范要求，施工文件应按标段、单位工程、分部工程、分项工程组卷，同时要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。但现在很多施工单位组卷随意，分类不科学，如室外工程没有按室外建筑环境、室外安装工程单独组卷;电梯没有按不同型号每台电梯单独组卷;还有如土建项目分部、分项工程比较多、比较细，实际施工工序也比较乱，所以组卷没有按工序前后顺序排列，而是按资料软件里的次序或按计量次序排列等等。

二、 解决问题的对策

1、确保领导重视，超前控制

俗话说“工作好与坏，全靠领导带”，领导是否重视对于一项工作的开展起着举足轻重的作用，档案工作也是如此。为了防止施工单位长期存在的重建设、轻资料的现象，建设单位必须超前控制。在与施工单位签订合同时就设立关于施工档案的专门条款，明确施工档案的套数、费用、标准质量、移交时间和违约责任，做到与项目资金结算挂钩，不按规定移交档案就不结算工程款，只有这样才能引起施工单位领导的足够重视，保证档案工作所必需的人、财、物，保证施工档案能够按时保质保量的完成验收和移交。

2、加强人员培训，提高素质

人是各类社会活动的主体，人的各种素质的高低决定着其所从事的各类社会活动的成功与否，要想提高施工档案的质量，减少上文提到的各种问题发生，就必须提高相关人员的档案素质。施工单位除了应经常组织技术员、质检员、资料员、试验员、工长等施工资料相关人员进行施工资料管理和国家规范、规程学习的培训，使他们明确施工资料的范围、标准及操作过程，如试验员必须知道原材料试验中的取样方法、取样频率、取样代表数量等相关规定外，还应该请档案管理部门提早介入，组织相关施工档案业务培训，通过多种途径、方法提高他们的档案业务水平和综合素质。

3、细化规章制度，落实责任

俗话说“不以规矩不成方圆”，规章制度至关重要，这是因为制度建设是做好档案工作的必要前提和保障，只有建立明确的规章制度，才能有据可循、准确的按章办事，尤其是对于档案工作不是很熟悉的施工单位来说，一套完整细致的规章制度对于整个档案工作将起到事倍功半的效果。因此，施工企业必须制定出与本单位相适应的施工资料管理制度，明确工作程序，落实责任到人。对施工资料的收集、整理、编目、查阅和保管都应该以制度的形式明确下来，在项目开工时，项目负责人就应该召开所有相关人员专题会议，制定出施工资料的样板，如资料收集对“收集人”，“收集依据”，“收集时间”，“收集范围”，“收集要求”均做出具体规定，加强预控，使施工资料管理工作做到“填写有依据，检查有根据”，避免工作的随意性和片面性。同时在资料整理过程中，明确各相关人员具体责任，如一般技术人员负责方案的编制和技术控制;材料员负责原材料报验;质检员负责质量评定和分项/分部工程报验等等，并建立相应的责任考核制度，对相关人员的档案工作进行考评。

4、完善过程控制，强化检查

保证施工资料的及时性既可以有效确保施工质量过程控制，同时也是确保施工资料完整性和正确性的前提和基础，最好的方法就是做到“三同步”，即工程建设进程与档案收集同步、工程质量检查与档案检查同步、工程交(竣)工验收与档案验收同步。其中施工档案检查主要包括施工单位的自检和建设单位档案管理部门、监理单位对各参建施工单位档案工作的监督、检查、指导和协调，如何做好检查的方法主要有以下四点：

①与施工图纸核对法

施工图纸是最规范、最权威的工程语言，工程项目必须按图施工。在施工资料检查前，首先要阅读所有的施工图纸、设计变更，尤其是设计总说明，以此来了解工程概况、结构类型、施工特点和所用材料，然后根据图纸内容进行资料核查。例如通过图纸可知钢筋的型号、规格、连结方式、间距、数量;混凝土的品种、强度等级;防水材料的种类等等，尤其要注意关键部位的特殊要求，做到心中有数，有的放矢的进行资料核查工作。

②与施工现场核对法

在施工资料检查前，要进行一次现场检查，尤其是在隐蔽工程被下一道工序覆盖以前，需要去现场查看一下施工部位：了解所用钢材的品种、规格、搭接长度、定位措施;模板的布置类型;混凝土的踢凿部位;同条件养护试块的留置等情况，并在现场进行质量抽检，如构件截面尺寸;钢筋保护层厚度;钢筋间距等。在资料核查时，重点检查资料是否全面、翔实，是否是现场施工进度和质量的真实反映。

③纵向资料检查与横向资料检查结合法

因为施工资料编制人员有很多，每人只负责资料中某一部分的编制工作，每个人的资料前后(纵向资料)容易一致，但如果缺乏交流，编制人员之间的资料，即各工种之间的资料(横向资料)就很难交圈。所以在施工资料检查中，纵向资料检查要与横向资料检查相结合，核查不同资料的内容、时间、工艺是否交圈，其中横向资料交叉检查又是资料检查工作的重点，也是最能反映资料问题的方法。如抽查某分项工程验收资料时，同时可以检查该分项工程所用原材料的质量保证资料是否齐全，复试报告是否合格，以及验收记录内容是否合理，时间是否对应，是否满足规范要求等。

④笔迹核对法

施工资料中很多资料都是需要业主、设计、监理和施工单位技术负责人、质检员、工长的签字认可，但一些施工单位为贪图方便或应付检查，资料的编制人员不仅将签字栏中本单位所有的签字均由自己代签，甚至有的还冒充设计和监理人员签字。所以在检查时，应将同一人签字的几张资料放在一起进行比较，辨别真伪，以此检查资料的准确性和真实性，及时发现弄虚作假的资料。

档案的本质属性是原始记录性，这决定了档案的最大特点是原始性、真实性、可靠性，可以作为凭证使用，具有法律效力，但如果施工档案形成时不够规范、不够真实，将导致归档后缺乏应有的利用价值，在工程管理中不能充分发挥其凭证、参考价值。大家应该牢固树立重视档案的观念，思想上重视，行动上落实，确保形成完整、规范的施工档案，真正发挥施工档案在工程管理中的应有作用，为工程管理提供有效、及时的服务，为施工企业、为社会创造更多的财富。