高职院校基层档案管理浅析

绍兴职业技术学院 谢少芳

[摘要]高职院校受办学时间、办学条件等的影响，档案管理工作起步较晚特别是基层档案管理工作基础比较薄弱。为进一步加快基层档案工作建设进程，本文结合实际，试从高职院校基层档案工作的重要性、现状和基本做法等方面进行阐述和交流。

[关键词] 高职院校 基层档案 重要性 现状 做法

高等职业教育是我国高等教育的重要组成部分。20世纪90年代末，在以经济建设为中心的战略转移大背景下，全国教育工作会议提出“要大力发展高等职业教育”，高职教育开始快速发展，一大批高职院校相继成立。但由于高职院校建校时间普遍较短，档案管理起步较晚，基础比较簿弱，所以高职院校的档案管理没有像本科院校那样有规模，管理也较为规范。

近几年随着高职院校的不断发展，档案管理逐步纳入重要议事日程。作为高职院校管理的基础工作，档案工作相应得到了重视。各校相继成立综合档案室，配备专兼职档案人员，条件较为成熟的学校实行档案集中统一管理。

学校的主要工作是教学，一切工作都围绕教学展开，系、部是教学第一线，是学校教学档案的主要产生地，是学校档案工作的基础，所以在院级档案工作逐步走上规范化管理的同时，基层(系、部)档案工作也应引起我们的重视。下面以我院为例，谈谈基层档案工作的重要性、现状和基本做法。

一.基层档案工作重要性

基层档案即系、部档案是学校整体档案的基础，是学校教学工作最直接的反映，它真实记录了教学、科研和社会服务的过程和成果，记载了前一时期教学、科研、管理工作的思路、方法和经验，是系(部)开展各项工作的依据和参考，在学校各类检查特别是教学检查中具有极其重要的作用。系(部)档案工作的重点是以下五项内容：

1.系、部工作计划、总结、会议记录、简报、规章制度等是系、部综合性管理形成的材料，它既是过去工作的记录又是以后工作的参考，是各类检查、考核的保障性材料。

2.教研室工作计划、总结、会议记录、活动记录，授课计划，听课记录，课表，选修课开课计划、安排，学生作业登记、成绩登记、毕业实践等是学校教学活动最直接、最原始的记录，它是学校教学检查、评估必须具备的基础材料。

3.教师工作总结、期末考评、课程总结、课时统计、学生评教、教学信息员反馈等材料是教师工作、教学活动的记录，它是教师业绩、专业技术晋升的依据，直接关系到教师的切身利益，是学校师资队伍建设的宝贵材料。

4.项目建设与研究、学生技能竞赛等教学一线科研活动的记录材料，是学校科研立项、验收，重点专业、学科检查、验收的依据。

5.基层支部工作计划、总结、会议记录、组织发展、支部活动、团代会、团、学活动等材料是学院文明单位创建，党建、党务工作考核的依据。

二.基层档案工作现状

高职院校由于办学时间、办学条件等影响，特别是民办高职院校由于经费、人员紧张，对基层档案工作的开展带来了一些困难，目前，我们基层档案工作在档案意识、人员配备、保管条件等方面还存在一些问题：

1.档案意识比较淡薄 档案是平时工作、活动过程的原始记录，但由于档案意识比较薄弱，有的系(部)虽有活动，但没有记录;有的系(部)虽有记录，但没有收集，或是内容不够完整，致使档案材料不完整、不齐全，内容也不够规范

2.人员配备不到位 大部分高职院系(部)档案管理人员都是由系秘书兼任，由于一人身兼数职，每天要处理大量的日常事务和应急事情，工作繁杂，没有足够时间从事档案工作，对基层档案的收集、整理等工作带来一定的困难。

3.保管条件比较欠缺 由于学校用房、经费比较紧张，有的系没有专门的档案柜，更没有专门的库房，基本上与行政办公室、会议室联合使用，管理是开放式的，在一定程度上容量造成档案的缺失。

三.我院基层档案工作基本做法

随着学院不断发展，管理不断规范，档案这项基础工作也引起了学校的重视，03年专门成立了综合档案室，配备了专职档案人员。在各基层单位的支持配合下，学院档案室经过几年努力，于2008年通过省级达标。近几年，我们对基层(系、部)档案管理主要做了以下一些工作。

1.千方百计增强档案意识

为了提高教职工的档案意识，我们从二方面着手：一是通过利用，促进档案意识的提高。在平时各种检查、验收中通过档案利用，使教师们看到档案实实在在的作用。二是进行培训， 通过档案培训班普及档案知识，使一线教师了解档案、重视档案;同时利用其它培训班机会，讲解档案知识，如：利用辅导员党建、党务工作培训会议，讲解如何做好基层支部党建、党务档案工作;在毕业生班主任会议上，讲解如何做好学生档案工作等。同时，把整个学年材料收集完整，制作规范的系部档案带到现场，使教职工有比较直观、感性的认识。

2.切切实实抓好人员到位

人员落实是做好档案工作的基本保障。为了使各系(部)对档案工作引起重视，保证平时档案材料的积累，学院专门指定系办主任为兼职档案管理人员。由于档案工作是一项专业性较强的工作，没有接触过档案的兼职档案员，对哪些材料要收集、哪些材料要归档、平时如何积累等，没有具体概念，我们通过电话、网络或现场进行业务指导，同时建立专项检查反馈制度，通过专项检查，进一步提高系(部)档案工作水平。目前，各系(部)兼职档案人员对档案工作更加重视，责职更加明确，档案管理和利用成效明显。

3.扎扎实实做好基础工作

档案要发挥作用，必须先做好基础工作。收集是档案工作的起点、首要环节。收哪些东西?1994年教育部制定的《高等学校档案工作规范》和2008年教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》，对基层(系、部)档案没有作明确的规定，既没有具体的归档范围，也没有行之有效的可操作方法。我们从实际出发，从平时形成的材料出发，特别是从教学评估、专业检查等教学活动要求出发，制订了我院系、部八大类归档范围：行政工作材料、支部工作材料、团学工作材料、学生管理工作材料、学生技能竞赛材料、毕业生综合实践材料、教学工作材料、项目建设与研究材料，并对八类下面材料作了具体要求。

有了材料，如何整理?由于系(部)档案主要是为日后工作提供查考，特别是在教学质量评价中有积极的作用，所以整理时，我们始终把握以服务评价，方便评估为目的，尽量按学年、学期、专业、班级组卷。考虑到我院系(部)兼职档案员一人身兼数职，抽不出较多时间来保质保量完成档案的立卷、编目工作，我们打破常规，结合系(部)实际情况，在一学年结束后，由系(部)把材料收集齐全后，送到院档案室审核整理，发现问题及时提醒处理，确保档案完整、齐全。规范化整理后，交各系(部)保管。

为适应学院发展，改善和强化管理职能，促进管理规范化、科学化，学院在办学十年之际，提出了院系(部)二级管理模式。实行院系(部)二级管理，管理重心下移，系(部)的工作职责和权限发生了变化，真实记录系(部)各项工作、活动的档案也随之发生了变化，档案范围更广，材料更多，这对我们基层档案工作提出了新的要求。我们将进一步完善系(部)档案管理体系，重基础，抓利用，使档案工作紧跟学院发展步伐。

 

 

参考文献：

周彩英：《利用视角下高校档案二级管理探究》(2009年《浙江档案》第10期)

魏小红、张红：《新时期普通高校系级档案管理工作初探》(绍兴市档案学会2009年档案学术研讨会交流论文集)

 

2011年5月

[作者简介]

谢少芳，绍兴职业技术学院档案室主任，馆员。

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