高质量档案为学校事业发展铺设服务之路

绍兴市高级中学 钟顺生

【内容摘要】学校档案工作是与学校同生存共发展的。本文围绕“高质量档案为学校事业发展铺设服务之路”这个主题，从“领导重视，是提高档案管理质量的根本保证;打造高素质档案队伍和全员参与，是保证档案质量的基础和前提;加强文件材料的形成管理，是提高档案质量的重要手段;明确档案质量规范并严格执行，是保证档案质量的关键;学校成功创建评估各类活动，是高质量档案功不可没的结果”五个方面阐述，望该文能对大家有所裨益。

【关键词】高质量 档案 管理 利用 服务

档案工作是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想、功在当代、利在千秋的工作。学校档案工作是与学校同生存共发展的。档案质量是档案的生命线，它的好坏直接影响其效用。近年来，绍兴市高级中学始终将档案质量摆在档案工作的首位，努力做到档案内容真实、数据准确、资料齐全、书写规范、编目清晰、电子存档、排列有序、安全存放。2010年10月接受省、市档案局对该校(2005年10月省一级达标)进行档案工作目标管理省一级复查认证获得顺利通过(见浙档发[2011]5号文件)，促进了该校档案管理更加规范和严谨。2010年12月该校被绍兴市教育局和档案局联合发文(绍市教[2010]87号文件)命名为全市“档案工作示范学校”的称号。

一、领导重视，是提高档案管理质量的根本保证

该校领导一直十分关心档案工作，赋予校办“管理、服务、把关”的职责，把档案质量管理提升到“促进学校事业发展、服务教育教学改革、提高学校教学质量、赢得社会家长学生满意”的高度。2003年6月该校新校成立(两校合并)以来，原娄宝海校长高度重视学校综合档案室建设，在全体教职工大会上积极发动宣传档案(尤其是档案质量)的重要性，高度重视档案的收集、保管、利用等环节是对学校历史和未来的负责，是敬业爱校的实际行动。反复的教育使全校教职工的档案意识普遍增强，出现了职能部门主动归档、其他教职工自觉送交归档的喜人局面。档案意识的增强和全员的参与为积累高质量的档案提供了保证，为今后学校创建各类活动的成功奠定了基础(如成功创建省三级(04年)、二级重点中学(07年)过程中是高质量的档案把好了关)。同时校领导着手落实人员，安排专项资金投入近十万元(当时学校资金十分紧张)，亲自规划了档案库房(47平方米)、阅卷室(40平方米)、办公室(23.4平方米)，实现了“三室分开”。专门配置了密集柜9组、空调3只、电脑2台、打印机1台、缝纫机1台、除湿器1只、防磁柜1只、温湿度计1只、灭火器3只，“六防”措施齐全，软件投入不断增加(目前正在抓紧筹措数字档案室建设)，能满足今后档案发展的需要。另外还不断健全和完善了学校档案管理体制(尤其是提高档案质量管理)，目前该校正在积极筹措档案数字化管理准备工作，充分体现了该校领导对档案工作要求的重视。

二、打造高素质档案队伍和全员参与，是保证档案质量的基础和前提

打造一支高素质过硬、业务熟练的专兼职档案人员队伍是提高档案质量的组织保证。而高质量的档案管理需要高素质的档案专业人才。

首先，为加强档案人员队伍建设，根据学校实际，及时调整档案管理工作领导小组，有一名副校长为主管领导，校办主任为分管领导，配有政治素质好业务能力强的专职档案员1人和各处室兼职档案员17人，形成了以校综合档案室为中心，各处室机构兼职人员协同管理的档案管理网络。其次，积极组织档案人员参加省、市组织的各类档案业务培训，使其不断学习新知识，紧跟档案管理的发展形势和新要求，努力将培训班上学习的知识融入档案管理实践之中。此外，学校还十分重视对各处室的兼职档案人员的培训[(学习档案管理制度)，尤其对学校的《规范档案材料收集管理》、《文件材料归档与不归档范围》、《档案分类、内容、保管期限、责任部门》等制度的重点培训]，每年归档工作前，校办及时举行归档培训班，指出前一年归档工作中容易出错的地方，提醒归档注意事项，让兼职人员熟练掌握归档程序和操作流程，明确归档要求，从而保证档案归档质量。

不仅如此，档案质量的好坏还取决于档案文件材料形成者的档案意识。全员参与就是要求单位的全体人员都具备档案意识。全员的档案意识越高，形成的档案质量就越高。为提高全员的档案意识，提高做好档案工作的自觉性，学校采取了多项措施。

一是在每年收集归档材料之前，在校园网上发布关于《规范档案材料收集管理》的通知，为了保证档案质量，先对各处室兼职档案员提出归档要求。比如对学校办公室、德育处、团委、教学处、后勤处等处室在开展有关重要活动时的档案材料，必须注重平时收集，不是光收集开展活动开头与结果，重要的是收集活动全过程的材料。

二是适时在教学业务培训中加入档案内容。如在兼职档案人员培训班上，把平时档案中不规范的档案一一举实例加以说明，帮助兼职档案人员加深印象，避免类似错误的产生。

三是学校每年对各处室是否按时上缴的档案纳入处室职责年度考核范围，由学校综合档案室检查验收后并以办公室的名义对各处室上缴档案质量进行通报，引起学校各处室长对归档工作的重视，提高全校教职工对档案质量重要性的认识。

三、加强文件材料的形成管理，是提高档案质量的重要手段

档案在工作流程上是末端，学校综合档案室想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件，就必须转变工作思路，把档案质量检查的关口前移。为此,学校综合档案室和各处室部门的兼职档案人员建立了密切联系，从文件的产生起就关注其是否符合归档质量要求，并加以及时收集，妥善保管，防止出现文件材料漏归现象。另外，学校还增加了对各处室收缴档案材料是否齐全与年度考核挂钩，加强了对各处室的档案质量的事中控制与管理，保证文件材料在归档时符合要求，切实保证档案质量。

四、明确档案质量规范并严格执行，是保证档案质量的关键

多年来，依据国家档案局规定的档案管理制度和规范，该校先后制定和修正了多项适应学校实际的档案管理制度和规范化文件。

坚持各处室负责人“谁承办活动谁负责归档”的原则，指定本处室的兼职档案员必须按照归档制度和归档内容，负责收集保管好一年来(或一个学期)在公务或教学活动过程中形成的，具有保存价值的文字处理、图表、相片、光盘、照片(或数码带)等不同载体的档案材料，进行检查整理筛选后上缴校综合档案室统一归档。各处室在各个环节活动材料都落实到兼职档案员，分工细化，保证了档案质量的追溯性。近年来为了克服兼职档案员收集不全又怕麻烦的心理，学校利用校园网络系统将各处室的活动情况发布在校园网上，由校综合档案室按标准要求筛选有价值性的档案后下载文件材料，由此，更加规范和细化了档案质量标准，提高了保证档案质量的可操作性。

按时归档是该校档案质量严格管理的重要举措。按规定，各处室的所有档案必须在每年2月底前向综合档案室移交完毕(其中文书档案按行政年度归档;教学档案按每教学年度(或一个学期)归档;会计档案按行政年度立卷、隔年移交;声像档案随时形成时归档;科技档案项目结束后归档;教工档案按年度归档)，这样做的目的就是为了保证归档时间的严肃性。只有严格地控制时限，才能确保档案人员有足能的整理、电子存档、归档入库时间，从而进一步提高档案质量，收到了积极效果。

五、学校成功创建评估各类活动，是高质量档案功不可没的结果

近年来，学校以科学发展观为指导，在“绿色教育”办学理念与“和而不同”的校训引领下，决策科学、管理严格，紧紧依靠全校教职员工，团结拼搏，连年取得成绩，以优秀的教育成果赢得了社会、家长和学生的信赖和赞誉。高质量的档案在各级各类创建和教育教学评估活动中的利用和服务发挥了重要作用，学校先后被评为为浙江省级二、一级档案工作目标管理达标单位(2004年省二级档案达标、2005年省一级档案达标、2010年省一级档案复查认证通过);2010年命名市级“档案示范学校”称号;浙江省三级和二级重点中学(2004年为省三级重点中学、2007年为省二级重点中学);国家级“保护母亲河生态监护站”先进集体;省级“创建适合学生发展的学校”的实验学校; 省、市级招飞工作先进集体，省级杰出“青年文明号”和全国、省、市级“青年文明号”;省、市级卫生先进单位和省、市级食品卫生等级A级单位;省市级“文明单位”; 省、市级“绿色学校”;市“花园式学校”;市级教育工会先进集体;市级“先进职工之家”;市级工会工作示范学校;市级交通安全学校;市级“平安校园”;市级“示范课余党校”;市级“五四”红旗团委;市级先进团委和志愿服务工作先进集体;市级关心下一代工作优秀团”和市级“巾帼文明岗”; 市级教科研基地学校;市级教科研先进集体;市级教育装备工作先进集体;省、市级会考工作和市招生工作先进集体;市“红十字示范学校”等百余项集体荣誉称号。伴着学校事业发展的一路欢歌，该校档案工作的管理日趋规范化、现代化、电子数字化迈进。正如该校领导所说的,学校能取得如此大的成绩，档案工作功不可没。

作者简介:姓名：钟顺生，性别：男，出生于1955年3月，大专毕业，现在绍兴市高级中学管理档案工作、馆员;通讯地址：绍兴市人民东路1189号;邮编：312000;联系电话：88610925、13819515346;邮箱地址：ZSS195503@163.com